De periodieke APK van de AEO vergunning

Wanneer u een ‘ervaren’ auto heeft, wordt u ieder jaar door de overheid herinnerd aan de verplichting om uw auto te laten keuren door een hiervoor gecertificeerd autobedrijf. Dit is in het leven geroepen om veiligheid te bevorderen en pech en ongevallen te voorkomen.

 

Gelukkig geven de meeste autobezitters hier binnen de termijn gehoor aan, maar hoe zit dat met uw AEO vergunning? Ook hier is regelmatig onderhoud noodzakelijk en dit wordt van u verwacht om te voorkomen dat er op douanegebied onregelmatigheden in uw proces sluipen of dat er een nieuw hoofdstuk aan het boek: “Mismanagement in Douaneland” kan worden toegevoegd. Dit met alle fiscale of reputatie gevolgen van dien.

 

De douane is weliswaar ook een onderdeel van de overheid, maar herinnert u namelijk niet aan deze verplichtingen. Daarnaast heeft de douane de lat ten aanzien van douanevergunningen beduidend hoger gelegd. Gezien de aanwas van nieuw douanepersoneel dat nodig was voor de Brexit (ifever) verwachten wij dat de vrijgekomen ambtelijke capaciteit steeds meer en formeler zal worden ingezet. De tijd dat je je er met een goed gesprek uit kon redden is voorbij, daar je nu moet kunnen aantonen dat je deze goede gesprekken hebt gehad. Dit door middel van notulen, e-mails, project-initiatie en verbetertrajecten die daadwerkelijk aantonen dat deze tijd ook daadwerkelijk aan het douane-vakgebied is besteed.

 

 
 

In onze adviespraktijk kwam dan ook de vraag voorbij of de APK- keuring en het periodieke onderhoud van de AEO-vergunning niet kan worden uitbesteed aan Trade Facilitation B.V.?

 

Het operationele- en financiële nut van het AEO controle mechanisme is voor de meeste bedrijven wel bevestigd maar de herbeoordelingen leggen toch vaak pijnpunten bloot waar men wel graag vanaf zou willen en dat kan ook (!) tot op zekere hoogte. De AEO Guidelines (pagina 54) zeggen daar het volgende over, citaat:

 

“Er wordt speciaal op gewezen dat een aanvrager die strategische diensten uitbesteedt aan een contractant, verplicht is te waarborgen dat de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het verrichten van die diensten gedurende de contractperiode voortdurend op het vereiste niveau aanwezig zijn. De persoon die aan het criterium voldoet en de aanvrager kunnen niet van elkaar worden losgekoppeld, aangezien artikel 38, lid 1, DWU vereist dat aan de criteria wordt voldaan door de marktdeelnemer die de AEO-status aanvraagt. De marktdeelnemer moet zich er zich dus van bewust zijn dat hij "activiteiten" wel kan uitbesteden, maar verantwoordelijkheden niet.”

 
 

In de dagelijkse aangiftepraktijk zou dat er als volgt uit kunnen zien:

  1. Wanneer er een duidelijke overeenkomst is met de opdrachtgever, waarin aan de externe douanedeskundige zeggenschap wordt gegeven over de gang van douanezaken (en waar van toepassing de veiligheid)& verbeterpunten door de organisatie met prioriteit worden opgepakt, mogelijk ondersteund door de douanedeskundige.
  2. Afhankelijk van en passend bij de douaneactiviteiten moeten interne controles worden opgesteld die regelmatig (bijvoorbeeld 1 keer in de maand) nagelopen worden om compliance te monitoren en waar nodig te corrigeren, bijvoorbeeld in het incidentenregister of richting douane autoriteiten.
  3. Strategische beslissingen betrekking hebbend op internationale handel dienen in samenwerking/overleg met de externe douane deskundige te worden ingericht.
  4. Daarnaast wordt het management van de organisatie regelmatig geïnformeerd over de stand van zaken.
  5. Jaarlijkse audit van douaneagenten/dienstverleners/ veiligheidsincidenten met bijbehorende verbetertrajecten waar nodig.
  6. De externe deskundige zal hiermee evenveel zeggenschap en autoriteit in de organisatie hebben als een interne douanemanager. Het AEO onderhoud kunt u dus aan ons uitbesteden waarmee de volgende herbeoordeling door de autoriteiten met vlag en wimpel wordt afgerond.

 

 
 

Kortom, u kunt uw AEO werkzaamheden uitbesteden aan onze ervaren adviseurs, waarbij u een totale verantwoording voor uw AEO activiteiten kunt afleggen aan de Belastingdienst.

 

Vraag ons gerust om alle voordelen die wij kunnen realiseren voor uw AEO vergunning onderhoud in kaart te brengen voor uw bedrijf.

 

Terug